No.4 【緊急】電子帳簿保存法が令和4年1月から改正されます。

通帳と現金の画像

電子帳簿保存方法を採用(任意)している事業所の皆様は少ないと思われますので、その改正内容の詳細は割愛させて頂きます(「電子帳簿保存法が改正されました」国税庁 参照)。

しかしながら、現在殆どの事業所が下記の電子取引を利用しているのではないでしょうか。令和4年1月以降に請求書・領収書・契約書・見積書などに関するデータを送付・受領した場合には、すべての事業所がその電子データを一定の要件を満たした形で保存することが義務化されました。つまり、電子取引の取引情報について紙での保存は認められなくなりました。

「電子帳簿保存法」とは・・・各税法で原則紙で保存が義務付けられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で時期的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に受領した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

「帳簿」とは・・・仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳、経費帳など

「書類」とは・・・棚卸表・貸借対照表、損益計算書など、見積書、請求書、注文書、契約書、領収書などの控え

「電子取引」とは・・・「電子取引」とは、取引情報の授受を電子的方式により行う取引をいいます。

「電子取引の取引情報」とは・・・取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項

電子取引の例示

①電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領

②インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の印刷画面(いわゆるハードコピー)を利用

(①②の事例・・・Amazon、楽天、アスクル、ヤフーショッピング等のオンラインショッピング)

③電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

④クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を利用したクラウドサービスを利用

(④の事例・・・水道光熱費、スマホ代等の支払いをPayPay等のWeb明細を利用)

⑤特定の取引に係るEDIシステムを利用

⑥ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用

⑦請求者や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

国税庁が推奨する検索機能を確保する簡易な方法

(「電子データの保存方法をご確認ください」国税庁 参照)

主な保存要件

①検索機能 一定の検索機能(取引年月日、取引金額、取引先名)の確保

②保存措置 訂正・削除の防止に関する事務処理規程の作成

◆1 規則的なファイル名を付す方法

①請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

②「取引の取引先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

③「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、備え付ける。

◆2 表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

上記1の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を利用して請求書等のデータを日付、金額、取引先で検索できる方法によることも可能です。

関連記事

  1. 通帳と現金の画像

    No.8 現金商売の税務調査と現金管理

  2. 通帳と現金の画像

    No.1 「適格性請求書等保存形式(インボイス制度)」が導入…

  3. 通帳と現金の画像

    No.6 不良債権はありませんか。債権(売掛金、未収金、貸付…